Представьте движение гусеницы

бизнес процессыВаш бизнес, если он – бизнес, представляет довольно сложный организм. И очень сложно представить как взаимодействуют его отдельные части. Если, конечно, не подумать об этом заранее. Очень важно не держать это у себя в голове, а как минимум – перенести на бумагу. Чтобы можно было познакомить с этим своих сотрудников и потом перенести в программы – СРМ, ERP и другие.

Есть интересный анекдот – сороконожку спросили как она двигается, она задумалась и споткнулась и не смогла двигаться дальше. Этот анекдот очень хорошо показывает, что происходит, когда все бизнес процессы не на бумаге, а у вас в голове. Вы каждый раз задумываетесь – а что надо делать в той или иной ситуации. Даже, если эти ситуации происходят каждый день. И это приводит к различным импровизациям и вы и ваши сотрудники теряете критерии правильности своих действий – ведь вчера вы делали что то другое и это тоже было вроде бы правильно.

Вывод из этого очень простой. Все стандартные ситуации должны быть превращены в бизнес процессы, регламенты и инструкции – чтобы и вы и ваши сотрудники знали как действовать. Что будет идеальным результатом каждого процесса и как его достичь.

Благодаря этому вы будете существенно экономить как свои ресурсы, так и свое время, а главное – свою энергию, которую вы не будете тратить на различные разборки. То есть бизнес процессы – это инструмент, который важен именно для вас – для владельца бизнеса. У вас появится время, чтобы думать над стратегией и заниматься контролем текущих процессов. То есть – для развития своего бизнеса.

Для кого то это очень сложная задача. Гораздо проще каждый день быть погруженным в текучку – в объяснения сотрудникам их задач, засучивание рукавов и делание задач вместо сотрудников. Но разве это задачи владельца?

Попросить людей работать вопреки устоявшимся правилам.

бизнес процессыСамое страшное, что можно услышать от сотрудника в оправдание своих действий, — это то, что «мы всегда так делали».

На самом деле, это не так плохо, если у вас есть выстроенные и проверенные бизнес процессы, написанные инструкции и регламенты. Тогда, да – четкое следование им – залог успеха в бизнесе. Это позволит четко контролировать свой бизнес и реагировать на отклонения от процессов.

А вот если всего этого нет?

Тогда однажды протоптанные тропинки могут оказаться оковами вашего бизнеса.
Работа с одним поставщиком – без анализа цен на рынке может привести к серьезному увеличению себестоимости. Отсутствие промежуточного контроля – к увеличению брака конечной продукции. А работа без предоплаты – к увеличению дебиторской задолженности и серьезной нагрузке на бизнес.

И ответ на вопрос – а почему мы делаем именно так, как правило один – мы всегда так делаем!

Просто потому что это очень удобно. Позавчера мы сделали именно так и не было никакой реакции – никто не сказал, что это неправильно. Поэтому мы повторили это вчера. И очень удивились, когда на сегодняшнее наше действие мы вдруг услышали вопрос «Почему?».

Но ситуация поменялась.

Даже если бы за окном был не 2022 год, то она все равно поменялась бы.

Появились новые поставщики. Изменились рыночные условия. Приняты на работу новые сотрудники. Изменились требования клиентов.

А мы по-прежнему действуем как много лет назад. Просто потому что мы всегда так делали…

А значит у вас есть хороший инструмент изменить свой бизнес!
Разрушить силу устоявшихся действий.
Изменить обычный ход событий.

Начать брать предоплату!
Заставить снабженца приносить несколько альтернативных предложений на поставку!
Заставить сотрудника думать прежде чем принять какое то решение!

Думать!
Это же самое сложное!
Тогда начните создавать свои бизнес процессы.
В которых «подумайте» за сотрудника и опишите его действия.

И контролируйте их выполнение.

И следите за тем, чтобы эти действия отвечали сегодняшней ситуации.
Изменилась ситуация – измените и действия.
Но оставьте точки контроля.

И тогда вам не придется постоянно слышать очень страшный ответ – «а мы всегда так делаем».